DURASI
3 hari
DESKRIPSI
Efisiensi dan efektivitas sebuah instansi dalam hal pengelolaan administrasi perkantoran
akan meningkat apabila para staff memiliki pengetahuan yang memadahi dan sesuai
perkembangan zaman (modern). Oleh karena itu pemahaman terkait manajemen
perkantoran modern harus dijadikan prioritas kepada seluruh staff yang terlibat dalam
proses bisnis khususnya dalam bidang administrasi.
Pengetahuan tersebut diantaranya adalah tentang pengelolaan informasi (pengumpulan,
pencatatan, penggandaan, pendistribusian, serta penyimpan data dan informasi) dan
pelayanan tata usaha. Pelatihan ini dirancang agar personil yang berhubungan dengan
pekerjaan di atas mampu meningkatkan profesionalitas kerja guna mengantisipasi dan
menyesuaikan diri dengan globalisasi yang penuh dengan tuntutan.
TUJUAN
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu :
- Memahami paradigma baru dalam manajemen perkantoran, prinsip-prinsip dan cara- cara mengelola aktivitas administrasi perkantoran yang baik dengan memanfaatkan teknologi informasi.
- Menyimpan dan mengelola arsip (sistem filling) dengan baik
- Memahami cara-cara mengelola waktu yang efektif dalam melakukan aktivitas administrasi perkantoran.
MATERI
1. Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran Modern
- Pengertian, ruang lingkup, tujuan, dan karakteristik administrasi perkantoran modern
- Azas-azas dan struktur manajemen perkantoran
2. Tata Ruang Kantor
- Pengertian, tujuan, azas dan jenis tata ruang kantor
- Penyusunan tata letak fasilitas kantor
- Tata lingkungan kantor
- Prinsip 5R dalam tata ruang kantor
3. Korespondensi
- Pengertian, ciri, fungsi, dan jenis surat
- Langkah-langkah penyusunan surat (format, bahasa, dll)
- Mengendalikan surat masuk dan surat keluar
4. Dokumentasi dan Pengarsipan Elektronik
5. Penyusunan Standar Operating Procedure (SOP)
- Pengertian dan pentingnya SOP
- Prinsip-prinsip dan teknik penyusunan SOP
6. Pengelolaan Inventarisasi
- Pengertian inventarisasi
- Pelaksanaan inventarisasi
- Mutasi barang
- Pemberian label dan kode barang
- Penghapusan barang
7. Pengelolaan Waktu yang Efektif dalam Menangani Pekerjaan Kantor
- Nilai waktu dan pentingnya pengelolaan waktu yang efektif
- Teknik manajemen waktu : skala prioritas, delegasi, dan asertif
- Identifikasi penyebab waktu terbuang percuma dan antisipasinya
- Mengelola rapat secara efektif dan membuat notulen yang baik
8. Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran
- Makna dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
- Aplikasi otomatisasi dalam administrasi perkantoran
- Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
- Sistem Arsip Elektronik
- Manajemen basis data
- LAN, intranet, dan internet
